Кацелярія забезпує належне функціонування системи документообігу в університеті: впорядкування і збереження документів, проставляння печаток, вчасне доведення до виконавців наказів та розпоряджень керівництва УКУ; контроль за дотриманням ведення номенклатури справ у відділах і передачі документів довготермінового зберігання в архів. Забезпечити диспетчерування вхідних телефонних дзвінків. Забезпечує також зустріч гостей та відповідну атмосферу в приміщеннях ректорату.

Основними функціями та обов’язками відділу є:

  • Реєстрація, розподіл та архівування вхідної та вихідної кореспонденції
  • Реєстрація заяв та звернень, інформування виконавця
  • Реєстрація наказів ректора з основної діяльності, наказів МОН та інформування відповідальних за їх виконання осіб
  • Забезпечення руху документів, проставляння віз керівниками підрозділів, проректорами та ректором
  • Диспетчерування вхідних телефонних дзвінків
  • Контроль за дотриманням працівниками вимог Інструкції з діловодства щодо оформлення документів
  • Надання консультацій працівникам щодо оформлення документів; організація процесу передачі документів відділів довготермінового зберігання в архів.